该自治区财政厅出台《宁夏回族自治区政府采购档案管理办法》，确保采购全过程有据可查，形成统一规范的政府采购档案管理体系
本报讯 记者昝妍 通讯员舒心报道 宁夏财政厅日前印发《宁夏回族自治区政府采购档案管理办法》（以下简称《办法》），进一步加强政府采购档案管理工作，留住政府采购各环节的“痕迹”，做到采购全过程有据可查。《办法》自今年8月1日起施行，有效期至2026年7月31日。
据宁夏财政厅相关负责人介绍，对于政府采购档案管理目前全国范围内尚未有统一适用的制度。近年来，宁夏财政厅在代理机构监督检查中发现，采购人、代理机构在政府采购档案管理方面存在着诸多问题，如档案长期由代理机构保管、遗漏缺失、个别档案归集为复印件等。为此，宁夏财政厅制定出台《办法》，对政府采购档案管理的总体原则、档案的归集、管理、利用和销毁等活动以及法律责任等作了细化规定，通过进一步强化政府采购档案管理，在全区范围内形成统一、规范的政府采购档案管理体系，提高政府采购工作的质量，并为举报投诉处理及统计数据提供有力的支撑。
根据《办法》，政府采购档案是指从采购活动开始至结束过程中形成的具有查考、利用和保存价值的各种纸质文字、图纸、图表、声像及电子资料等不同媒质载体的历史记录。政府采购档案实行“谁采购、谁负责”，各级采购人承担本单位政府采购活动档案归集、管理、利用和销毁的主体责任。
对于档案的归集，《办法》指出，政府采购档案的归集应当包括：采购预算、采购需求、采购意向、采购计划、委托代理协议、进口产品核准或备案、采购方式变更等前期文件资料；采购文件及其澄清、补充和修改、各类采购公告、资格预审、答疑等采购文件资料；投标文件、开标记录、专家抽取、评审过程及报告等开标和评审文件资料；中标或成交文件资料；采购合同、履约验收、质疑及答复、投诉处理等文件资料；其他与采购项目、采购过程及采购项目完成情况有关的文件资料。值得注意的是，通过政府采购网上商城、协议供货、零星采购等方式开展的政府采购活动的档案，可不按照相关规定，由采购人根据单位内控制度自行归集。此外，政府采购档案既可通过纸质方式，也可通过电子档案方式归集保存，鼓励采购人、采购代理机构利用信息化手段归集保存。
在档案的管理方面，《办法》明确，政府采购档案保存期限为从采购结束之日起至少15年。采购人和采购代理机构可在委托代理协议中约定由采购代理机构负责暂时保管相关政府采购档案，但保管期限最长不得超过该项目采购结束之日起一年。
政府采购档案的利用和销毁方面，《办法》规定，财政、审计、巡视（查）、司法等部门因工作职责需要调阅、复制或摘录政府采购档案的，应填写政府采购档案登记表，经该单位档案管理人员审核、单位负责人批准后，由档案管理人员抽调档案，予以阅览、复印或摘录；因工作职责需要外借政府采购档案的，应填写政府采购档案外借登记表，经该单位档案管理人员审核、单位负责人批准后办理外借手续，外借时间最长不得超过一周。
保管期满的政府采购档案，采购人应按照以下三步骤有序进行档案销毁：第一，档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造册；第二，销毁意见应报单位负责人审核批准；第三，销毁政府采购档案时，应制定两人负责监销，核对清点销毁的档案，防止档案遗失和泄密，销毁后监销人要在销毁清册上签名。销毁清册（含销毁清单及销毁意见）保管期限为永久。
